AIは、仕事の手順を見える化してくれる
AIは、仕事の手順を見える化してくれる
AIの話をすると、どうしても「どのツールがすごいのか」「何が自動化できるのか」という方向に進みがちです。
もちろん、それも大事です。けれど、普通の人にAIをやさしく説明するなら、最初の入口はもう少し手前にあると思っています。
それは、いつもの仕事の手順を見えるようにすることです。
仕事の中には、本人は当たり前にやっているけれど、言葉にすると意外と説明しにくいものがあります。見積書を作る。問い合わせに返事をする。会議の前に資料を読む。請求処理を確認する。
一つひとつは特別な仕事ではありません。でも、実際にはその中に小さな判断がいくつも入っています。
- 最初に何を確認するか
- どの情報を過去の記録から探すか
- どこで人に聞くか
- 最後に何を見て決めるか
この流れを頭の中だけで持っていると、本人にはできても、他の人には渡しにくくなります。AIも同じで、何を頼めばよいのかが見えません。
そこでAIを、いきなり答えを出す相手ではなく、「手順を一緒に書き出す相手」として使ってみる。
たとえば、見積書を作る仕事なら、AIにこう聞いてみます。
「見積書を作る前に確認すべきことを、順番に整理してください」
すると、必要な情報、過去案件の確認、条件の比較、上司や担当者への確認事項などが、ひとまず並びます。もちろん、そのまま正解ではありません。会社ごとの事情もありますし、現場でしかわからない判断もあります。
でも、最初のたたき台が出ると、人間は直しやすくなります。「これは違う」「ここは先に確認する」「この判断は社長が見る」と言えるようになる。
AIの役割は、決めることではありません。頭の中にある仕事の流れを、いったん外に出してくれることです。
私は、AI導入の本質は認知負荷を下げることだと思っています。覚えておくことを減らす。頭の中だけで抱えている手順を、紙や画面の上に出す。そうすると、判断する人の負担が少し軽くなります。
普通の人向けのAIセミナーでも、最初からプロンプトの技術を細かく話すより、「皆さんの仕事を一つだけ手順に分けてみましょう」から始めた方が、たぶん伝わりやすい。
AIは魔法の機械ではありません。でも、見えにくかった仕事の流れを見える形にしてくれる相手にはなります。
そこから、人に任せる部分、AIに手伝ってもらう部分、自分で判断する部分を分けていく。
小さな手順化から始めるAI活用。会社の中で「うちの場合はどこから始めればよいか」を一緒に整理するところから、相談やセミナーでもお手伝いできればと思います。
