AIは、仕事の手順を映す鏡にもなる
AIは、仕事の手順を映す鏡にもなる
AIという言葉を聞くと、何かすごい答えを一瞬で出してくれるもの、という印象を持つ方も多いかもしれません。
もちろん、文章を作ったり、要約したり、アイデアを出したりする力はあります。ただ、私が仕事やセミナーの場でお伝えしたいのは、AIを「答えを出す箱」としてだけ見ないことです。
AIは、自分の仕事の手順を映す鏡にもなります。
たとえば、毎月の報告書を作る仕事があるとします。資料を集める、数字を見る、気づいたことを書く、上司やお客様に送る。慣れている仕事ほど、頭の中では流れていますが、あらためて言葉にする機会は少ないものです。
そこで、AIにいきなり「報告書を作って」と頼む前に、まず自分の作業手順を書き出してみます。
- 何を集めているか
- どこで時間がかかっているか
- 毎回迷うところはどこか
- 人に確認していることは何か
この程度でかまいません。
そのうえでAIに、「この作業の流れを見て、重複しているところや、先に決めておくと楽になりそうなところを教えてください」と聞いてみます。
すると、AIは魔法のように仕事を終わらせるのではなく、こちらが見慣れすぎて気づかなかった段差を指摘してくれることがあります。
たとえば、問い合わせ対応なら「よくある質問を先に分類しておく」。見積作成なら「毎回変わる項目と、ほとんど変わらない項目を分ける」。セミナー案内なら「誰に来てほしいのかを先に一文で決める」。
こうしたことは、どれも派手なAI活用ではありません。でも、実際の仕事ではこの小さな整理が効きます。
私は、AIを使う第一歩は「すごいことをさせる」よりも、「いつもの仕事を一度、外に出して眺める」ことだと思っています。
特に中小企業や個人事業では、仕事の流れが人の経験に支えられていることが多くあります。それは大切な強みです。一方で、言葉になっていないために、人に渡しにくかったり、改善しにくかったりすることもあります。
AIは、その経験を奪うものではありません。経験を言葉にして、次の人に渡しやすくするための道具にもなります。
まずは、ひとつだけで十分です。
「毎回少し面倒だな」と感じている仕事を選び、その手順を箇条書きにして、AIに見せてみてください。答えをもらうというより、自分の仕事を一緒に眺める感覚です。
そこから、明日の仕事が少し軽くなる工夫が見つかるかもしれません。
AI活用や社内向けセミナーでは、こうした身近な仕事を題材にしながら、無理なく使える形を一緒に整理していきます。
