AIは「仕事の棚卸し」から始めると使いやすい
AIは、まず仕事を棚卸ししてくれる道具
AIの話をすると、「何を勉強すればいいですか」と聞かれることがあります。
もちろん、ChatGPTやGeminiなど、道具の名前を知ることも大事です。ただ、最初から道具の機能を追いかけると、少し疲れてしまうんだよね。機能は毎日のように増えますし、全部を覚える必要もありません。
私が普通の人にAIを説明するときは、まず「仕事の棚卸しを手伝ってくれる道具」と話すようにしています。
仕事を四つに分けてみる
たとえば、一つの仕事の中には、いろいろな作業が混ざっています。
- 情報を集める
- 並べる
- 比べる
- 最後に決める
この四つが一緒になっていると、人間の頭はけっこう疲れます。メールを読む、過去の資料を探す、内容を比べる、返信するか判断する。これを一件ずつ繰り返すと、仕事そのものよりも、頭の切り替えで消耗してしまう。
ここでAIに向いているのは、「集める」「並べる」「比べる」の部分です。反対に、「最後に決める」は人間が持っていた方がいい。ここを混ぜてしまうと、AIに任せすぎているような不安も出てきます。
問い合わせメールの例
たとえば、問い合わせメールが毎日たくさん届く会社なら、AIにいきなり返信を任せる必要はありません。
まずは、届いたメールを「急ぎ」「確認待ち」「返信案を作れそう」に分けてもらう。過去の対応メモがあれば、それに近い事例を探してもらう。そこまでAIが下ごしらえをしてくれれば、人間は最後の確認と判断に集中できます。
これは、AIに仕事を奪われるという話ではありません。仕事の中で、人間が力を使う場所を変える話です。
ツール選びの前に、仕事を見える形にする
AI導入というと、つい「どのツールがいいか」から始めたくなります。でも本当は、その前に「うちの仕事は何でできているか」を見える形にする方が先かもしれません。
エンジニア時代から、私はこういう分解が好きでした。複雑に見えるものも、分けて並べると、案外シンプルな構造が見えてくる。AIは、その分けて並べる作業を手伝ってくれる相棒として考えると、ぐっと身近になります。
会社の中にある小さな仕事を一つ選んで、「集める・並べる・比べる・決める」に分けてみる。そこから、AIに渡せる部分と、人が大事に持つ部分が見えてきます。
Willow38では、AIの機能紹介だけでなく、こうした仕事の棚卸しから一緒に考える相談やセミナーを行っています。「うちの場合は、どこから始めればいいのか」を一緒に整理するところから始められればと思います。
