AIは、会議前の下読み係になってくれる
会議そのものより、会議の前の準備で疲れることがあります。
前回の議事録を読む。今回の資料に目を通す。数字の変化を見る。誰に何を確認するか考える。ひとつひとつは大きな作業ではないのですが、頭の中に積み上がると、会議が始まる前にかなり消耗します。
AIの使い方を説明するとき、私はここに入口があると思っています。
会議で決めるのは人間でいい
AIというと、「AIに判断させるのですか」と聞かれることがあります。たしかに、そこまで任せる話になると急に怖くなります。会社の事情もありますし、相手との関係もあります。最後に決めるところは、人間が持っていた方が自然です。
ただ、判断の前に机の上を整えることなら、AIはかなり手伝ってくれます。
- 前回から何が変わったか
- 今日決めるべきことは何か
- まだ確認が必要な点はどこか
- 意見が分かれそうな論点は何か
こういう整理を会議前にしてもらうだけで、人間の頭はかなり軽くなります。
AIは下読み係として使う
私には、AIを「会議前の下読み係」と考えるのがしっくりきます。
たとえば、前回議事録と今回の提案資料をAIに渡して、「今日確認すべきことを3つに整理して」と頼む。あるいは、「決定事項と未決事項を分けて」と頼む。これだけでも、会議に入る前の見通しが変わります。
もちろん、AIが出したものをそのまま信じる必要はありません。むしろ、たたき台として見るくらいでいいと思います。元エンジニアとしての感覚で言えば、最初から完璧な答えを求めるより、確認しやすい形に並べてもらう方が実用的です。
人間が一番疲れるのは、何から見ればよいかわからない状態です。資料が多いことより、論点が散らばっていることの方が、認知負荷を上げます。
記録が次の準備を楽にする
会議後の記録も大事です。議事録やメモを残しておくと、次の会議でAIに読ませる材料になります。記録は残した瞬間に終わりではなく、次の準備を楽にする燃料になるのです。
これは、私自身が記録を大切にしてきた感覚ともつながります。記録しておくと、あとで自分を助けてくれる。AIは、その記録をもう一度使える形に並べ直してくれる道具なのかもしれません。
AIセミナーでも、いきなり難しい機能の話から入る必要はないと思っています。まずは、会議前に少し頭を軽くする。そんな身近なところから始める方が、普通の人には使い道が見えやすい。
うちの会議では、どの資料をAIに下読みしてもらうと楽になるか。そんな一つの作業分解から、AI活用の相談やセミナーを始めてみるのもよいかもしれません。
